Ohjeessa käsitellään verkkolaskutustietojen ylläpidon automatisointia Passeli Meritissä. Asiakasrekisterin y-tunnusten avulla haetaan ajantasaiset verkkolaskuosoitteet ja operaattoritunnukset, verrataan niitä tallennettuihin tietoihin ja päivitetään puuttuvat tiedot asiakaskorteille.
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynti > Asiakkaat > Verkkolaskuosoitteiden massapäivitys.
Verkkolaskuosoitteiden massapäivitys
Verkkolaskuosoitteiden massapäivitys on Passeli Meritin työkalu, joka automatisoi asiakkaiden verkkolaskutustietojen ylläpitoa. Toiminto hakee asiakasrekisterissä olevien y-tunnusten perusteella asiakkaiden uusimmat verkkolaskuosoitteet. Se vertaa löydettyjä tietoja ohjelmaan tallennettuihin tietoihin ja listaa kätevästi ne asiakkaat, joilla on verkkolaskuosoite olemassa, mutta joiden tiedoista puuttuu joko itse verkkolaskuosoite, operaattoritunnus tai molemmat. Tämän toiminnon avulla säästät aikaa, vähennät näppäilyvirheitä ja varmistat, että myyntilaskut menevät perille sähköisesti.
Ennakkoedellytykset
- Varmista, että asiakkaan taakse on tallennettuna oikea ja voimassa oleva Y-tunnus.
- Huomioi, että toiminto käyttää nimenomaan Y-tunnusta tietojen hakemiseen.
Näin käytät massapäivitystä: vaihe vaiheelta
Siirry toimintoon
- Siirry ohjelmassa kohtaan Verkkolaskuosoitteiden massapäivitys (esim. Myynti > Asiakkaat).
Tietojen haku
- Käynnistä haku, jolloin ohjelma etsii y-tunnuksella asiakkaiden verkkolaskuosoitteita.
- Huomioi, että ohjelma listaa ne asiakkaat, joilta löytyy verkkolaskuosoite, mutta joilta puuttuu ohjelman asiakastiedoista verkkolaskuosoite, operaattori tai molemmat.
Odota tietojen hakua
- Odota hetki, kun ohjelma käy läpi asiakasrekisterisi Y-tunnuksia ja tarkistaa niiden verkkolaskutiedot.
- Varaudu siihen, että tässä voi kestää hetki riippuen asiakkaiden määrästä.
Tarkista ehdotettu lista
- Tarkastele listaa, jossa näkyvät vain ne asiakkaat, joihin on löytynyt päivitettävää (verkkolaskuosoite tai operaattori puuttuu ohjelmasta, mutta on saatavilla julkisessa rekisterissä).
- Selaa listaa ja tarkista päivitettävät tiedot.
- Laita valinta niiden asiakkaiden kohdalle, joiden tiedot haluat päivittää.
- Vaihtoehtoisesti laita valinta listan ylimpään valintaruutuun valitaksesi kaikki listalla olevat asiakkaat kerralla.
Hyväksy ja tallenna päivitykset
- Paina Tallenna verkkolaskutiedot -painiketta, kun olet tarkistanut listan.
- Odota, että ohjelma tallentaa puuttuvat verkkolaskuosoitteet ja operaattoritunnukset automaattisesti asiakaskorteille.
Hyvä huomioida
- Vain puuttuvat tiedot täydennetään: Toiminto on suunniteltu etsimään puuttuvia tietoja. Jos olet jo syöttänyt asiakkaalle verkkolaskuosoitteen manuaalisesti, ohjelma ei lähtökohtaisesti ylikirjoita sitä tällä perustoiminnolla.
- Säännöllisyys: Aja massapäivitys säännöllisin väliajoin (esim. kerran kuukaudessa tai ennen suurta laskutusajoa), jotta uusien asiakkaiden tai vastikään verkkolaskutukseen siirtyneiden asiakkaiden tiedot pysyvät ajan tasalla.
- Olemassa olevat laskut: Huomioi, että tiedot eivät päivity automaattisesti jo luoduille laskuille.
- Laskujen päivittäminen: Ota jo luodut laskut kynän kuvasta muokkaukseen ja tallenna ne, jotta asiakkaan päivitetyt tiedot siirtyvät laskulle.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Ylikirjoittaako massapäivitys manuaalisesti syöttämäni tiedot?
Ei, toiminto on suunniteltu etsimään ja täydentämään vain puuttuvia tietoja. Se ei lähtökohtaisesti ylikirjoita jo syötettyjä tietoja.
Miksi tietty asiakas ei näy päivitettävien listalla?
Asiakas näkyy listalla vain, jos yrityksellä on voimassa oleva Y-tunnus, yritykselle löytyy verkkolaskuosoite julkisesta rekisteristä ja tiedot puuttuvat ohjelman asiakaskortilta.
Päivittyvätkö uudet osoitteet jo lähetettyihin tai luotuihin laskuihin?
Eivät päivity automaattisesti. Jo luodut laskut on avattava muokkaustilaan kynän kuvasta ja tallennettava uudelleen, jotta uudet tiedot päivittyvät laskulle.
Kuinka usein massapäivitys kannattaa tehdä?
Suositus on ajaa päivitys kerran kuukaudessa tai aina ennen suurempaa laskutusajoa.
Avainsanat: verkkolaskuosoite, massapäivitys, y-tunnus, operaattoritunnus, myyntilasku, asiakasrekisteri, verkkolaskuosoite
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback