Ohjeessa käsitellään maksumuistutusten viestitekstien muokkausta, muistutusten laatimista raporttiasetusten avulla, esikatselua ja eri lähetystapoja sekä lähetettyjen muistutusten historian tarkistamista Passeli Meritissä.
Passeli Meritissä voidaan lähettää maksumuistutuksia (myös karhulaskuja, muistutuslaskuja, maksukehotuksia, maksumuistutusviestejä tai muistutuksia avoimesta laskusta) joko sähköpostitse tai niistä voidaan muodostaa PDF-tiedostoja tulostamista ja postitusta varten.
Maksumuistutusten viestitekstien muokkaus
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Asetukset > Yleiset asetukset > Maksumuistutuksen tekstit.
Tarkista ja muokkaa muistutusten sisältöä ennen lähettämistä seuraavasti:
- Luo tarvittaessa useita erilaisia tekstipohjia painikkeella Lisää uusi maksumuistutus.
- Tärkeää: Älä jätä Oletusviesti s-postitse lähetettäessä -kenttää tyhjäksi. Puutteellinen viesti saattaa aiheuttaa sen, että sähköposti luokitellaan roskapostiksi eikä tavoita asiakasta.
Maksumuistutusten laatiminen
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynnit > Maksumuistutusten lähettäminen.
Määritä raportin asetukset seuraavasti:
- Raportin tyyppi: Valitse Maksukehotus.
- Yksityiskohtaisuus:
- Tilikohtainen: Erittelee kaikki erääntyneet laskut riveittäin.
- Yleinen: Näyttää vain asiakkaan erääntyneiden laskujen kokonaissaldon.
- Ylittynyt: Määritä myöhästymispäivien määrä. Esimerkiksi arvolla 7 muistutus laaditaan vain laskuista, joiden eräpäivä on ylittynyt vähintään seitsemällä päivällä.
- Minimisumma: Määritä raja-arvo, jota pienemmistä avoimista saatavista ei lähetetä maksumuistutusta.
- Kohdistus: Voit jättää Asiakas-kentän tyhjäksi nähdäksesi kaikki ehdot täyttävät laskut tai valita tietyn asiakkaan tai asiakasryhmän.
Klikkaa tämän jälkeen Laadi raportti.
Esikatselu ja lähetys
Suorita esikatselu ja lähetys seuraavasti:
- Klikkaa Lähetyksen esikatselu.
- Valitse ensin lähetystapa:
- Sähköposti
- Tulostin (kaikki saldoilmoitukset)
- Tulostin (saldoilmoitukset joissa ei ole s-postia)
- Tarkista muistutettavien asiakkaiden lista.
- Poista tarvittaessa valinta niiden asiakkaiden kohdalta, joille et halua lähettää maksumuistutusta.
- Lähetä tai muodosta tulostettava tiedosto valitun lähetystavan mukaisesti.
Huomio: Valitse lähetystapa aina ennen vastaanottajien valintaa. Jos vaihdat lähetystapaa valintojen tekemisen jälkeen, vastaanottajien valinnat nollautuvat.
Vinkki! Maksumuistutusten lopullista sisältöä ja ulkoasua ei voi tarkastella suoraan Lähetyksen esikatselu -näkymässä. Voit tarkistaa muodostettavan maksumuistutuksen luomalla PDF-koontitiedoston valitsemalla lähetysvaihtoehdoksi Tulostin (kaikki saldoilmoitukset). Näin näet asiakkaallesi lähetettävän lopullisen version.
Lähetysvaihtoehdot:
Sähköposti
Lähettää maksumuistutukset sähköpostitse niille asiakkaille, joilla on sähköpostiosoite asiakastiedoissa.
Lähetä muistutukset painikkeella Lähetä sähköpostitse.
Tulostin (kaikki saldoilmoitukset)
Luo PDF-koontitiedoston kaikista muodostetuista maksumuistutuksista.
PDF-koontitiedostoa voidaan hyödyntää:
- maksumuistutusten lopullisen sisällön ja ulkoasun tarkistamiseen ennen lähetystä
- paperille tulostamiseen
- postitse lähetettävien maksumuistutusten muodostamiseen
Klikkaa Laadi koontitiedosto. Ohjelma muodostaa PDF-tiedoston, joka avautuu selaimeen tai tallentuu selaimen latauksiin käytetyn selaimen asetuksista riippuen.
Tulostin (saldoilmoitukset joissa ei ole s-postia)
Luo PDF-koontitiedoston vain niistä maksumuistutuksista, joiden vastaanottajalla ei ole sähköpostiosoitetta asiakastiedoissa.
Klikkaa Laadi koontitiedosto. Ohjelma muodostaa PDF-tiedoston, joka avautuu selaimeen tai tallentuu selaimen latauksiin käytetyn selaimen asetuksista riippuen.
Lähetyshistorian tarkistaminen
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset.
Voit tarkistaa lähetettyjen maksumuistutusten historian valikosta: Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset.
Huomioitavaa: Maksumuistutuksia ei voi lähettää verkkolaskuina.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Voiko maksumuistutuksia lähettää verkkolaskuina?
Ei voi, maksumuistutuksia ei voi lähettää verkkolaskuina.
Mitä tapahtuu, jos vaihtaa lähetystapaa valintojen jälkeen?
Kenellekään ei lähetetä muistutusta, jos vaihdat lähetystapaa valintojen jälkeen, sillä valinnat nollautuvat. Valitse lähetystapa tästä syystä aina ensin.
Mitä haittaa on siitä, jos jättää Oletusviesti s-postitse lähetettäessä -kentän tyhjäksi?
Puutteellinen viesti saattaa aiheuttaa sen, että sähköposti luokitellaan roskapostiksi eikä tavoita asiakasta.
Mistä voi tarkistaa lähetyshistorian?
Voit tarkistaa lähetyshistorian valikosta valitsemalla Myynnit > Sähköpostitse lähetetyt maksumuistutukset.
Miten muokkaat maksumuistutusten tekstipohjia?
Siirry valikkoon Asetukset > Yleiset asetukset > Maksumuistutuksen tekstit ja luo tarvittaessa uusia tekstipohjia Lisää uusi maksumuistutus -painikkeella.
Miten määrität maksumuistutusten raporttiasetukset?
Siirry valikkoon Myynnit > Maksumuistutusten lähettäminen, valitse Raportin tyypiksi Maksukehotus, valitse Yksityiskohtaisuus (Tilikohtainen tai Yleinen), määritä myöhästymispäivien määrä (Ylittynyt), aseta Minimisumma sekä Kohdistus (asiakas tai asiakasryhmä), ja klikkaa Laadi raportti
Avainsanat: maksumuistutukset, karhulasku, muistutuslasku, maksukehotus, maksumuistutusviesti, muistutus avoimesta laskusta, sähköpostitse, PDF-tiedostot, viestitekstien muokkaus, Asetukset, Myynnit, raportin asetukset, esikatselu, lähetysvaihtoehdot, lähetyshistoria, Passeli Merit.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback