Ostolaskut laaditaan valikossa: Ostot - Ostolaskut ja niiden laadinnassa noudatetaan samoja periaatteita kuin myyntilaskuja laadittaessa. Kun ostolasku on lisätty ja tallennettu, laatii ohjelma pääkirjaan kirjauksen: D Ostotili tai valittu muu kulutili (ja D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV), K Ostovelat.
Ostolaskut-valikossa lisätään ohjelmaan kaikki ostot, joista halutaan laatia toimittaja- tai nimikekohtaisia raportteja ja laskelmia. Ostolaskujen valikossa lisätään myös EU:n sisäiset ja ulkopuolisten tavaroiden ja palvelujen hankinnat, joihin sovelletaan käänteistä arvonlisäverotusta. Ohjelma ei sisällytä käänteisiä alv-kirjauksia arvonlisäverolaskelmalle, ellei näitä syötetä ohjelmaan ostolaskuina. Ks. ohje: Ostot muista EU-maista ja Ostot EU:n ulkopuolelta. Ostolaskuina lisätään myös varastotavaroiden sekä käyttöomaisuuden ostotositteet.
Ostotositteet, joita ole tarpeen sisällyttää toimittajaperusteiseen laskentaan, voidaan lisätä suoraan kassa- tai pankkitapahtumissa (Maksutapahtumat > Maksutapahtumat > Lisää maksutapahtuma ko. Kassan tai Pankin kohdalla). Kulut voidaan kirjata myös pääkirjatositteella. Vaihda pääkirjatositteella Summat-kenttään: Summat bruttohintaisina (sis. ALV) tai Summat nettohintaisina (ilman arvonlisäveroa) riippuen siitä syötätkö summat arvonlisäverollisina vai ilman arvonlisäveroa. Arvonlisäverot eivät muuten kirjaudu ALV-ilmoitukselle.
Mikäli käteisellä maksetut ostotositteet halutaan kuitenkin lisätä ostolaskuina, toimittajien luetteloon voi lisätä uuden toimittajan esimeriksi nimellä Käteislaskut ja ostolaskussa voidaan käyttää maksutapaa: Kassa.
Ostolaskut-valikossa on helppo lisätä myös kuluennakoiden saajien ostojen/maksujen tositteet ja korttimaksutositteet. Tällöin ostolaskun maksutavaksi on valittava jokaista kuluennakon saajaa varten tallennettu maksutapa ja korttimaksun ollessa kyseessä Luottokorttimaksuvelat. Kuluennakon saajille voi myös laatia omat raporttinsa, jotka käyttäytyvät ostolaskun tavoin (Ostot > Kuluennakon saajien kuluraportit). Ks. ohje Kuluraportit.
Ostolaskujen lisääminen
Lisää ostolasku painamalla Lisää ostolasku.
1. Valitse Toimittaja tai lisää toimittaja luetteloon uusi toimittaja painamalla Lisää uusi (ks. tämän ohjeen kohta: Toimittajat). Huom.! Mikäli lisätään ulkomaan ostolaskuja, on toimittajan tiedoissa oltava oikea maa ja laskuriveillä alv-kantana Suomen alv-kanta, jotta ohjelma tekisi tarvittavat käänteiset alv-kirjaukset arvonlisäverolaskelmalle.
2. Lisää laskun Päivämäärä ja Eräpäivä
Ostolaskussa on myös kenttä Kirjauspäivä, johon voi lisätä alkuperäisestä laskun päivämäärästä poikkeavan päiväyksen. Pääkirjaan tehdään kirjauspäivämäärän mukainen kirjaus. Myös alv-kirjautuu kirjauspäivän mukaiselle kaudelle, mikäli yritys ei tee maksuperusteista kirjanpitoa (Asetukset - Yrityksen tiedot).
3. Lisää Laskun numero, Viitenumero ja Pankkitili
Syötä alkuperäisestä laskusta laskun numero, viitenumero ja pankkitili. Viitenumero-kenttään syötetään ostolaskun viitenumero, ellei kyseessä ole pysyvä viitenumero tai viitenumero, joka on jo tallennettu oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti viitenumeron oikeellisuuden. Pankkitilin kenttään syötetään toimittajan pankkitilin numero, ellei sitä ole jo lisätty oletustietoihin. Ohjelmisto tarkistaa automaattisesti tilinumeron muodollisen oikeellisuuden.
4. Osastot, Projektit ja Kustannuspaikat
Mikäli yrityksen tulojen ja menojen laskenta perustuu osastoihin ja/tai projekteihin, ostolaskun ylätunnisteeseen voidaan valita myös osasto ja/tai projekti. Nämä ovat kuitenkin lisättävä ensin valikosta Asetukset - Dimensiot - Osastot ja/tai Asetukset - Dimensiot -
Dimensiot. Laskun ylätunnisteessa olevan osaston perusteella voidaan laatia osastokohtainen ostoraportti ja ostovelkojen raportit.
Laskun ylätunnisteessa valittu osasto ja/tai projekti siirtyy automaattisesti kaikille laskun riveille. Osastoa voidaan muuttaa tarvittaessa laskun riveillä. Projektia ei voi kuitenkaan muuttaa laskun riveillä. Mikäli laskun riveille on lisättävä useita eri projekteja, projektivalinta poistetaan laskun ylätunnisteesta ja projektit lisätään laskun riveille (sarake P). Projektia ei voi valita samanaikaisesti ostolaskun ylätunnisteeseen ja laskuriveille. Vain toinen näistä vaihtoehdoista on mahdollinen.
Osasto ja/tai projekti lisätään pääkirjan kirjauksessa kulutilin riville.
Laskuriville voi valita myös kustannuspaikan.
5. Valuutta
Lisättäessä ostolaskua jossakin muussa valuutassa kuin euroissa, valitaan tarvittava valuutta kentässä: Valuutta. Ohjelma valitsee laskun päivämääränä voimassa olevan Euroopan keskuspankin julkaiseman valuuttakurssin.
6. Käyttöomaisuuden osto
Mikäli kyseessä on käyttöomaisuuden osto myynti ja yrityksellä on käytössä ohjelman Käyttöomaisuuslaskenta, ruksaa laskurivien yläpuolella oleva valintaruutu ja paina: Lisää uusi käyttöomaisuushyödyke (mikäli lisäät kirjanpitoon kokonaan uuden käyttöomaisuushyödykkeen) tai Näytä nimikkeitä (mikäli lisäät arvoa jollekin olemassa olevalle käyttöomaisuushyödykkeelle). Kun lasku tallennetaan, ohjelma lisää kyseisen hyödykkeen käyttöomaisuustilille.
7. Laskurivit
Ostolaskun rivien laadinnassa käytetään nimikkeitä. Laskua ei voi laatia nimikettä valitsematta.
Napsauta laskun ensimmäisellä rivillä sarakkeessa kohtaa Nimike ja valitse luettelosta ostettavan nimikkeen tunnus. Mikäli sopivaa nimikettä ei ole, samassa valinnassa voidaan lisätä uusi nimike napsauttamalla viimeistä riviä Lisää uusi. Mikäli ostolaskua lisättäessä lisätään juoksevasti uusia nimikkeitä, joiden tyyppi on Varastotavara, nimikkeen tiedoista on valittava käsin Aktiivisuus = Myynti- ja ostolaskuissa. Katso myös tämän ohjeen kohta: Nimikkeet.
Nimikkeen valintaan liittyy nimikkeen tunnuksen, nimen, tyypin, aktiivisuuden, yksikön, ostohinnan, kulutilin ja alv-kannan määrittely. Näitä oletusasetuksia voidaan tarvittaessa muuttaa manuaalisesti laskun riveillä (muutokset eivät vaikuta nimikkeen tietoihin). Varastotavaraa ostettaessa (nimike, jonka tyyppi on Varastotavara) laskun rivillä ei voi muuttaa tiliä.
Selite-sarakkeeseen voit kirjoittaa kulua kuvaavan selitteen.
Tämän jälkeen sarakkeeseen Määrä lisätään ostettavan nimikkeen määrä ja sarakkeeseen A-hinta yhden nimikekappaleen hinta. Nimikkeen määrään voidaan lisätä 3 desimaalia ja hintaan voidaan 7 desimaalilukua.
Huom.! Jos laskurivien yläpuolella on ruksattuna kohta: Summat sis. alv:n, tulee hinnat syöttää laskuriveille bruttohintaisina. Jos ruksia ei ole ko. kohdassa, syötetään hinnat nettohintaisina.
Laskurivillä olevaa Tili-kohdan kirjanpitotiliä voidaan tarvittaessa muuttaa. Tili-kohta määrittelee, mille kirjanpidon tilille osto kirjautuu.
Laskuriville voidaan myös valita Osasto. Osastot on määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Osastot.
Mikäli ostolasku halutaan sitoa kustannuspaikkaan ja/tai projektiin, napsautetaan nimikerivin sarakkeessa K tai P olevaa painiketta sekä jaetaan ostosumma sopivien kustannuspaikkojen ja/tai projektien kesken. Mikäli ostosumma kohdistuu kokonaan yhteen kustannuspaikkaan/projektiin, avautuvassa ikkunassa ruksataan vastaavan kustannuspaikan/projektin rivin lopussa oleva kenttä (Täydellinen kohdistus). Mikäli ostosumma jakautuu useamman kustannuspaikan/projektin kesken, summa voidaan jakaa joko prosenttiosuuksina, määrällisesti tai summana. Jakamisperustetta voidaan muuttaa napsauttamalla vastaavan sarakkeen ylätunnistetta. Kustannuspaikat ja projektit on ensin määriteltävä valikossa: Asetukset - Dimensiot - Kustannuspaikat / Projektit.
Ostolaskun summan kohdistaminen kustannuspaikalle tai projektille merkitsee sitä, että kirjanpidossa ko. kustannuspaikalle tai projektille syntyy kulu, eli kustannuspaikan/projektin tulos pienenee.
Virheellinen nimikerivi voidaan poistaa painamalla rivin lopussa olevaa Roskakori-painiketta. Nimikerivien järjestystä voidaan vaihtaa sekä ylös että alaspäin vetämällä hiirellä rivin alussa olevaa vaihtopainiketta. Sarakkeiden järjestystä voidaan muuttaa laskun riveillä hiirellä vetämällä.
8. Tarkasta laskun tiedot
Kun olet syöttänyt laskulle kaikki tarvittavat tiedot, tarkista aina ALV-kanta, ALV:n määrä ja laskun loppusumma ennen laskun tallentamista.
Ostolaskun kentässä Pyöristys voidaan pyöristää laskun loppusummaa tasalukuun.
9. Laskun tallennus
Lasku tallennetaan alareunassa olevaa Tallenna tai Tallenna ja lisää -painiketta painamalla. Mikäli seuraavan laskun lisääminen halutaan aloittaa heti edellisen laskun tallentamisen jälkeen eikä laskuun haluta lisätä esim. Alkuperäistä laskua liitteeksi, lasku tallennetaan ja uusi lasku lisätään napsauttamalla painiketta Tallenna ja lisää.
Kun ostolasku tallennetaan, ohjelma tekee automaattisesti kirjauksen pääkirjaan:
D Kulutili
D Ostoihin sisältyvä vähennettävä ALV
K Ostovelat
Ohjelman tekemän kirjauksen pääkirjaan voi tarkistaa painamalla laskun oikeassa yläreunassa olevaa Tosite OS-painiketta.
Ohjelman automaattisesti luoma OS-tunnus on yksilöllinen ja viittaa tositelajiin (OS) sekä tositteen järjestysnumeroon. Tunnus voidaan merkitä paperilaskuun, mikäli laaditaan perinteistä ns. mappikirjanpitoa. Huomaa, että mikäli poistat laskuja, yksilöllistä OS-tunnusta ei voi enää käyttää uudelleen vaan juoksevaan tositenumerointisarjaan tulee aukko. On suositeltavampaa aina luoda hyvityslasku ja kohdistaa tuo hyvityslasku alkuperäiseen laskuun, jolloin molemmat poistuvat reskontrasta. Ks. kohta: hyvityslaskun kohdistus ostolaskuun.
Kaikkia ostolaskuja koskevia kirjauksia voi katsella raportista: Kirjanpito > Päiväkirja käyttämällä suodatinta: Tositelaji = OS.
10. Liitteet
Ostolaskuun voi lisätä liitteeksi tiedostoja, esim. alkuperäisen laskun. Liitteet lisätään ostolaskun tallentamisen jälkeen raahaamalla tiedostot hiirellä ostolaskun päälle tai painamalla laskun oikeassa yläkulmassa näkyvää paperiliittimen kuvaketta. Liitteet voi lisätä vasta, kun ostolasku on tallennettu. Laskulle voi tallentaa yhden tai useamman tiedoston liitteeksi. Mikäli tallennat useamman liitteen, pidä SHIFT tai CNTRL-näppäin pohjassa valitessasi liitettäviä tiedostoja.
Oliko tästä vastauksesta apua? Kyllä Ei
Send feedback