Toimittajaa käytetään ostolaskuja ja maksutapahtumia kirjattaessa. Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Ostot > Toimittajat.
Uuden toimittajan lisäämiseksi klikkaa ikkunan yläosassa olevaa Lisää toimittaja -painiketta. Voit lisätä toimittajia myös suoraan ostolaskulla sitä mukaa, kun syötät ostolaskuja ohjelmaan.
Toimittajan perustiedot
Määritä toimittajan perustiedot seuraavien huomioitavien ominaisuuksien mukaisesti:
Nimi on kyseisen toimittajan täydellinen nimi. Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot seuraavista yrityksistä ja yhteisöistä: osakeyhtiö, julkinen osakeyhtiö, asunto-osakeyhtiö, osuuskunta, vakuutusyhtiö ja julkinen vakuutusyhtiö. Kyseiseen palveluun eivät kuulu esim. toiminimet tai yhdistykset, joten syötä niiden tiedot käsin.
Kentät Y-tunnus ja ALV-nro on myös hyvä täyttää.
Maksun saaja – Mikäli maksun saa jokin toinen yritys kuin laskuttaja, valitse tähän maksun saaja.
Osoite- ja maa-asetukset
Osoitetiedot – Valitse toimittajan tiedoissa oikea maa, sillä se on tärkeää. Ohjelmiston oletusasetuksena on Suomi. Mikäli toimittaja on toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta etkä ole määritellyt oikeaa maata, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista.
Voit lisätä uusia maita valitsemalla Asetukset > Yleiset asetukset > Maat. Voit lisätä maita ohjelmaan myös ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän “Näytä ei-aktiiviset“ -painikkeella.
Maksuehdot ja asetukset
Aseta maksuehdot ja asetukset seuraavien huomioitavien ominaisuuksien mukaisesti:
Valuutta – Valitse toimittajan oletusvaluutta. Mikäli et määrittele valuuttaa, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).
Kenttään Maksuaika päivinä lisää se päivien lukumäärä, jota ohjelmisto käyttää maksuajan laskentaan ostolaskua lisättäessä.
Viivästyskorko-% – Voit syöttää kenttään toimittajan kanssa sovitun viivästyskorkoprosentin.
Kenttään Pankkitili lisää toimittajan tilinumero. Ohjelmisto käyttää tätä oletusasetuksena ostolaskua lisättäessä. Lisää tilinumero, jos laadit ohjelmasta maksumääräyksiä pankkiin.
Kenttään Viitenumero lisää toimittajan mahdollinen vakioviitenumero. Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, älä lisää viitenumeroa toimittajan tietoihin.
Klikkaa Tallenna.
Toimittajan haku toimittajaluettelosta
Voit avata näkymän tai suorittaa toiminnon valitsemalla Ostot > Toimittajat.
Toimittajaluettelossa voit muuttaa tietojen järjestystä klikkaamalla sarakeotsikkokenttiä. Esimerkiksi kun napsautat Nimi-sarakkeen otsikkoa, ohjelma järjestää toimittajien tiedot nimen mukaan.
Voit myös suodattaa tietoja sarakkeen otsikon oikeanpuoleisessa reunassa olevan suurennuslasikuvakkeen avulla. Voit selata toimittajia esimerkiksi maittain tai kaupungeittain. Poista suodatus tyhjentämällä suodatin tai valitsemalla Näytä kaikki.
Voit tulostaa toimittajaluettelon suorittamalla seuraavat vaiheet tässä järjestyksessä:
Napsauta näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta.
Tallenna luettelo PDF-muotoon tai Exceliin.
Tulosta tallennettu luettelo.
Ostolaskun kielen vaihtaminen
Jos haluat lähettää ostolaskun eri kielellä, sinun tulee vaihtaa ohjelman käyttöliittymän kieli. Voit suorittaa toiminnon valitsemalla hahmon kuva > kieli. Toimittajakohtaisesti kielen muuttaminen ei ole mahdollista.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miksi toimittajan tiedot pitää syöttää käsin, vaikka ohjelma hakee tietoja Kaupparekisteristä?
Ohjelma hakee Kaupparekisterin avoimen datan rajapinnasta tiedot vain osakeyhtiöistä, julkisista osakeyhtiöistä, asunto-osakeyhtiöistä, osuuskunnaista, vakuutusyhtiöistä ja julkisista vakuutusyhtiöistä. Esimerkiksi toiminimet tai yhdistykset eivät kuulu kyseiseen palveluun, joten syötä niiden tiedot käsin.
Miksi toimittajalle on tärkeää valita oikea maa osoitetietoihin?
Jos oikeaa maata ei ole määritelty toisesta EU-maasta tai EU:n ulkopuolisesta valtiosta olevalle toimittajalle, ohjelmisto ei osaa esittää toimittajan toimituksia arvonlisäveroilmoituksen riveillä Tavaraostot/Palveluostot muista EU-maista eikä käänteisen arvonlisäveron riveillä Vero tavaraostoista/palveluostoista muista EU-maista.
Miten voin lisätä uuden maan ohjelmaan kesken ostolaskun syöttämisen?
Voit lisätä maita ostolaskua syöttäessäsi Maa-kentän "Näytä ei-aktiiviset" -painikkeella. Vaihtoehtoisesti voit lisätä maita valitsemalla Asetukset > Yleiset asetukset > Maat.
Mitä valuuttaa ohjelma käyttää, jos toimittajalle ei määritellä oletusvaluuttaa?
Mikäli valuuttaa ei määritellä, ohjelmisto käyttää oletusvaluuttana euroa (EUR).
Milloin toimittajan tietoihin ei tule lisätä viitenumeroa?
Mikäli toimittajalla ei ole omaa vakioviitenumeroa ja viitenumero muuttuu jokaisessa laskussa, älä lisää viitenumeroa toimittajan tietoihin.
Miten voin tulostaa toimittajaluettelon?
Napsauta näkymän yläreunassa olevaa PDF- tai Excel-painiketta, tallenna luettelo ensin PDF-muotoon tai Exceliin ja tulosta se vasta sen jälkeen.
Voinko vaihtaa ostolaskun kielen vain tietylle toimittajalle?
Et voi muuttaa kieltä toimittajakohtaisesti. Jos haluat lähettää ostolaskun eri kielellä, vaihda ohjelman käyttöliittymän kieli valitsemalla hahmon kuva ja sieltä kieli.
Avainsanat: toimittaja, ostolasku, maksutapahtuma, Lisää toimittaja, Kaupparekisteri, Y-tunnus, ALV-nro, Maksun saaja, Osoitetiedot, maa-asetukset, arvonlisäveroilmoitus, Maat, Valuutta, Maksuaika, Viivästyskorko, Pankkitili, Viitenumero, toimittajaluettelo, suodatus, tulostus, PDF, Excel, käyttöliittymän kieli, hahmon kuva